Als je dit leest en je bent ondernemer, dan weet je vast wel dat je je administratie (inclusief agenda’s, aantekeningen, etc.) gedurende 7 jaar moet bewaren. Wat je wellicht niet weet is hoe je met die bewaarplicht om moet gaan, sinds veel facturen digitaal worden verstuurd en ontvangen. In dit artikel gaan we het hebben over die bewaarplicht én over de eisen aan een digitale factuur.

Bewaarplicht
Sinds ik – vanaf 2000 – een papierloos kantoor heb is er veel veranderd. Destijds werden nog vrijwel geen digitale facturen verstuurd en ontvangen, terwijl dat tegenwoordig veel meer gebruikelijk is. Destijds was er ook geen wetgeving die hierop was afgestemd, terwijl dat nu wel het geval is.
In het algemeen moet je uitgaan van de stelregel:
Een ontvangen factuur moet worden bewaard in de staat waarin deze is ontvangen.
Dus: een papieren factuur moet als zódanig worden bewaard en een digitaal ontvangen factuur moet ook ongewijzigd digitaal worden bewaard. Wanneer je dus een papieren factuur scant, zul je het papieren origineel ook moeten bewaren. En wanneer je een digitale factuur uitprint voor je administratie, zul je het digitale exemplaar (als origineel) ook moeten bewaren. Dit is de meest eenvoudige manier om aan je bewaarplicht te voldoen, dus ik zal je niet vermoeien met afwijkende (en lastige) mogelijkheden.
Die bewaarplicht is natuurlijk ook van toepassing op alle andere onderdelen van de administratie. Denk aan het opslaan van je digitale bankafschriften en ook aan je digitale agenda. Je kunt je niet beroepen op bijvoorbeeld het feit dat de banken de digitale afschriften in Telebankieren slechts korter voor je bewaren dan 7 jaar. Denk ook aan je digitale agenda, vooral wanneer je van systeem wijzigt.
Heb je te maken met een kasregister, dan zegt een recente uitspraak van de Hoge Raad, dat je kassasysteem ook moet voldoen aan deze digitale bewaarplicht. Indien jouw kassasysteem hieraan niet voldoet, raadpleeg dan je leverancier om tot een oplossing te komen.

Digitale facturen
Indien je je facturen digitaal verstuurt, dan mogen deze niet door de ontvanger veranderd kunnen worden. In het algemeen kun je ervan uitgaan dat Word als bestandsformaat niet voldoet. Zorg er dus voor dat de facturen voor je klanten in PDF-formaat  de deur uitgaan. Onnodig natuurlijk om je te vertellen dat je een kopie moet bewaren van verzonden facturen, al dan niet in het systeem waarmee je ze maakt.

Succes en hartelijke groet,
Stef de Beurs